Umowa o roboty budowlane, uregulowana w przepisach Kodeksu cywilnego, zakłada realizację robót budowlanych na podstawie dokumentacji projektowej dostarczonej przez inwestora. Alternatywnie inwestor może zdecydować się na wykonanie inwestycji w systemie „zaprojektuj i buduj”. Dostarcza wówczas wykonawcy jedynie koncepcję w formule, która nie jest określona przepisami prawa.  W przypadku robót budowlanych realizowanych w ramach zamówień publicznych przepisy precyzują ten tryb. Przewidują, że zamawiający (inwestor) opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalno – użytkowego (PFU). Zgodnie z art. 103 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej jako pzp), PFU zawiera szczegółowy opis zadania budowlanego, uwzględniając przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne.

 Treść PFU

Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 20 grudnia 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego określa szczegółowy zakres PFU. Program funkcjonalno-użytkowy służy do opisu przedmiotu zamówienia, ustalenia planowanych kosztów prac projektowych i robót budowlanych, przygotowania oferty,  szczególnie w zakresie kalkulacji ceny oferty oraz wykonania prac projektowych.

Przepisy rozporządzenia wskazują, że PFU składa się z części tytułowej, opisowej i informacyjnej.

Część opisowa programu funkcjonalno-użytkowego obejmuje:

1. opis ogólny przedmiotu zamówienia;
   a) charakterystyczne parametry określające wielkość obiektu lub zakres robót budowlanych;
   b) aktualne uwarunkowania wykonania przedmiotu zamówienia;
   c) ogólne właściwości funkcjonalno-użytkowe;
   d) szczegółowe właściwości funkcjonalno-użytkowe wyrażone we wskaźnikach powierzchniowo-kubaturowych, ustalone zgodnie z najnowszą opublikowaną w języku polskim Polską Normą PN-ISO 9836 „Właściwości użytkowe w budownictwie. Określanie i obliczanie wskaźników powierzchniowych i kubaturowych”, jeżeli wymaga tego specyfika obiektu budowlanego, w szczególności:
   – powierzchnie użytkowe poszczególnych pomieszczeń wraz z określeniem ich funkcji,
   – wskaźniki powierzchniowo-kubaturowe, w tym wskaźnik określający udział powierzchni ruchu w powierzchni netto,
   – inne powierzchnie, jeżeli nie są pochodną powierzchni użytkowej opisanych wcześniej wskaźników,
   – określenie wielkości możliwych przekroczeń lub pomniejszenia przyjętych parametrów powierzchni i kubatur lub wskaźników.

2. Opis wymagań zamawiającego w stosunku do przedmiotu zamówienia określa się, podając odpowiednio, w zależności od specyfiki obiektu budowlanego, wymagania dotyczące przygotowania terenu budowy, architektury, konstrukcji, instalacji budowlanych, wykończenia, zagospodarowania terenu, a obejmuje:
   a) cechy obiektu dotyczące rozwiązań budowlano-konstrukcyjnych i wskaźników ekonomicznych;
   b) warunki wykonania i odbioru robót budowlanych odpowiadających zawartości specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych (STWiOR, opisane także w powołanym rozporządzeniu).

Część informacyjna programu funkcjonalno-użytkowego obejmuje:

1. dokumenty potwierdzające zgodność zamierzenia budowlanego z wymaganiami wynikającymi z odrębnych przepisów;
2. oświadczenie zamawiającego o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane;
3. wskazanie przepisów prawnych i norm związanych z projektowaniem i wykonaniem zamierzenia budowlanego;
4. inne posiadane informacje i dokumenty niezbędne do zaprojektowania robót budowlanych, w szczególności:
   a) kopię mapy zasadniczej,
   b) wyniki badań gruntowo-wodnych,
   c) zalecenia konserwatorskie konserwatora zabytków,
   d) inwentaryzację zieleni,
   e) dane dotyczące zanieczyszczeń atmosfery niezbędne do analizy ochrony powietrza oraz posiadane raporty, opinie lub ekspertyzy z zakresu ochrony środowiska,
   f) pomiary ruchu drogowego, hałasu i innych uciążliwości,
   g) inwentaryzację lub dokumentację obiektów budowlanych, jeżeli podlegają one przebudowie, odbudowie, rozbudowie, nadbudowie, rozbiórkom lub remontom w zakresie architektury, konstrukcji, instalacji i urządzeń technologicznych, a także wskazania zamawiającego dotyczące urządzeń naziemnych i podziemnych przewidzianych do zachowania oraz obiektów przewidzianych do rozbiórki i ewentualne uwarunkowania rozbiórek,
   h) porozumienia, zgody lub pozwolenia oraz warunki techniczne i realizacyjne związane z przyłączeniem obiektu do istniejących sieci wodociągowych, kanalizacyjnych, cieplnych, gazowych, energetycznych i teletechnicznych oraz dróg publicznych, kolejowych lub wodnych,
   i) dodatkowe wytyczne inwestorskie i uwarunkowania związane z budową i jej przeprowadzeniem.

Wytyczne zamawiającego

Najważniejszym elementem z punktu widzenia inwestora (zamawiającego) jest zawartość treści litery i) powyżej, czyli dodatkowe wytyczne inwestorskie i uwarunkowania związane z budową i jej przeprowadzeniem. Oznacza to, że realnie zamawiający ma prawo zawrzeć tam kluczowe z jego punktu widzenia informacje i wytyczne, co do tego, jak zamówiony obiekt ma zostać zafakturowany.

Kto przygotowuje PFU?

Zgodnie z art. 99 i nast. pzp to zamawiający jest odpowiedzialny za przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia – a w przypadku robót budowlanych realizowanych w systemie „zaprojektuj i buduj” jest nim właśnie program funkcjonalno-użytkowy. Zamawiający może jednak zlecić przygotowanie PFU osobie trzeciej, najczęściej będzie to projektant lub inspektor nadzoru. Tworząc PFU będą współpracować z zamawiającym / osobami przezeń wskazanymi tak, aby uwzględnić potrzeby zamawiającego.

Zlecenie przygotowania PFU profesjonalistom ma szczególne znaczenie przy większych, czy bardziej złożonych inwestycjach. Pozwala bowiem ograniczyć ryzyko roszczeń wykonawcy o roboty dodatkowe w związku z błędnie przygotowanym PFU. To na podstawie PFU, jako opisu przedmiotu zamówienia, wykonawca składa ofertę wykonania zamówienia na roboty budowlane w systemie „zaprojektuj i buduj”.

Co to są kryteria równoważności?

W opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) nie mogą znaleźć się wskazania znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę. Jeżeli zamawiający tylko tak może opisać przedmiot zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób, wskazaniu takiemu towarzyszy zwrot „lub równoważny”.

Jeżeli zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę ze wskazaniem „lub równoważne”, to ma obowiązek wskazania kryteriów oceny równoważności.

Przykład: jeżeli w dokumentacji projektowej wskazano „piec marki X lub równoważny”, to należy wskazać parametry pieca, według których oceniana będzie równoważność urządzeń zamiennych. Parametry te jednak nie powinny być dokładnie takie jak piec marki X. Kryteria nie mogą ograniczać konkurencji, chyba że zamawiający uzasadni, że obiektywnie z przyczyn technologicznych potrzebuje właśnie pieca X.

Analogicznie przedstawiają się obowiązki zamawiającego w odniesieniu do PFU. Tam także nie można posługiwać się znakami towarowymi, patentami lub pochodzeniem, źródłami lub szczególnym procesem, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę. Także w PFU nie można wskazywać na konkretną technologię zaprojektowania i wykonania elementu inwestycji.

Jeżeli w PFU taki zapis się znajdzie, to zamawiający powinien określić, że dopuszcza rozwiązania równoważne. Określa wtedy parametry, według których będzie oceniał tą równoważność. Parametry te nie mogą być określone w sposób, który będzie wskazywał na konkretnego dostawcę/wykonawcę. Zawężenie parametrów powinno być uzasadnione w dokumentach zamówienia. W przypadku ewentualnej kontroli musi być jasne, dlaczego parametry były określone w taki, a nie inny sposób.

Pytania wykonawców

Jeżeli wykonawca pyta o treść OPZ, czyli w omawianym przypadku o PFU, może to oznaczać, że jego treść nie jest do końca jednoznaczna i zrozumiała dla wykonawców. Może to też wskazywać, że wykonawca nie zna się na zamówieniu, o którego wykonanie chce się ubiegać. Jeżeli jednak pojawiają się pytania i wątpliwości, warto zweryfikować, czy wszystko zostało dobrze opisane.

Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ). W przypadku zamówień na roboty budowlane, gdzie OPZ jest bardzo złożony i skomplikowany, warto za każdym razem wnikliwie przeanalizować treść zapytania i zapisów SWZ, o które pyta wykonawca. To dobry moment na to, aby zweryfikować prawidłowość programu funkcjonalno-użytkowego (PFU) stanowiącego OPZ.

Zamawiający powinien wystrzegać się odpowiedzi typu: „jak w SWZ”. Takie stwierdzenie nie wyjaśnia wątpliwości, a skoro jeden wykonawca je ma, to mogą je mieć także pozostali. To sygnał dla zamawiającego, że dokumentacja nie jest wystarczająco jednoznaczna i precyzyjna. Należy pamiętać, że odpowiedzi na pytania o treść SWZ (a także OPZ, w tym PFU) stają się częścią OPZ. Co za tym idzie należy je następnie intepretować łącznie.