Inwestycja budowlana to nie tylko plac budowy, materiały i ciężka praca. To także różnego rodzaju dokumentacja, poprzedzająca rozpoczęcie budowy, jak również towarzysząca wszystkim stronom w trakcie budowy, jak i po jej zakończeniu. Prawo budowlane rozróżnia dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą. Co zawiera dokumentacja powykonawcza? Kto jest zobowiązany do jej  przygotowania i jak długo należy ją przechowywać?

Dokumentacja powykonawcza – definicja

Definicja dokumentacji powykonawczej znajduje się w art. 3 pkt 14) Prawa budowlanego. To dokumentacja budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi. Zatem jest to dokumentacja obrazująca stan zakończonej budowy – stanowi materiał obrazujący faktyczne zrealizowanie prac budowlanych.

Co powinna zawierać dokumentacja powykonawcza?

Na dokumentację powykonawczą składa się wiele elementów, gdyż wiele dokumentów zawiera dokumentację budowy. Są to przede wszystkim:

• Pozwolenie na budowę (lub zgłoszenie), czyli decyzja administracyjna, która jest podstawowym dokumentem pozwalającym na realizację inwestycji. W praktyce mogą pojawić się dodatkowe decyzje administracyjne o zmianie pozwolenia na budowę (tzw. zamienne pozwolenie na budowę), które również powinny stanowić element dokumentacji powykonawczej.
• Dokumentacja projektowa (projekt budowlany), w skład której może wchodzić zatwierdzony projekt zagospodarowania działki/terenu, projekt architektoniczno-budowlany, projekty techniczne. Na tej dokumentacji nanosi się wszystkie zmiany, które zostały wprowadzone podczas wykonywania prac budowanych. Zmiany te muszą być zmianami nieistotnymi tj. niewymagającymi zamiennego pozwolenia na budowę.
• Dziennik budowy, stanowiący dowód przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót budowlanych.
• Protokoły odbioru robót, do których zalicza się zarówno protokoły częściowego odbioru robót (jeżeli inwestycja była odbierana etapami), jak również protokół końcowy (ostateczny) odbioru robót (inwestycji), a także protokoły z pomiarów np. instalacji elektrycznej.
• Rysunki i opisy służące realizacji obiektu – jeżeli powstały na etapie wykonawstwa.
• Dokumenty geodezyjne, przygotowane przez osoby z odpowiednimi kwalifikacjami,
• Księgę obmiarów, którą prowadzi się w przypadku wynagrodzenia kosztorysowego i rozliczania się za faktycznie wykonane ilości robót budowlanych.
• Oświadczenie kierownika budowy o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem i warunkami pozwolenia oraz przepisami oraz o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy, a także – w razie korzystania – drogi, ulicy, sąsiedniej nieruchomości, budynku lub lokalu.

W zależności od rozmiaru inwestycji budowlanej w dokumentacji powykonawczej mogą również znaleźć się dokumenty tj.:

• certyfikaty/atesty/potwierdzenia, że zastosowane wyroby budowlane, użyte podczas realizacji inwestycji, zostały wprowadzone do obrotu legalnie i posiadają właściwości zgodne z projektem budowlanym,
• instrukcje obsługi urządzeń/systemów,
• dokumenty licencyjne, jeżeli nastąpiła dostawa programów/oprogramowania
• karty gwarancyjne producentów urządzeń/instalacji/systemów – o ile były wymagane przez inwestora,
• instrukcje obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji i urządzeń związanych z obiektem,
• świadectwo charakterystyki energetycznej, jeżeli jego sporządzenie było w zakresie wykonawcy robót.

Ponadto wraz z dokumentacją powykonawczą inwestor powinien żądać od wykonawcy wydania innych dokumentów, których przygotowanie leżało po stronie wykonawcy, a które są potrzebne inwestorowi do:

• uzyskania pozwolenia na użytkowanie,
• eksploatacji obiektu,
• przeglądów i konserwacji obiektów lub urządzeń/systemów.

Kto sporządza dokumentację powykonawczą?

Osobą odpowiedzialną za przygotowanie dokumentacji powykonawczej jest kierownik budowy. Taki obowiązek wprost wynika z art. 22 pkt 8) Prawa budowlanego.

Jaki jest okres przechowywania dokumentacji powykonawczej?

Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać dokumentację powykonawcza, a także opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania przez okres istnienia obiektu.

Podsumowując, dokumentacja powykonawcza odgrywa znacząca rolę na etapie zakończenia realizacji robót, gdyż stanowi jeden z elementów wniosku o pozwolenie na użytkowanie. Ponadto na etapie eksploatacji jest głównym źródłem wiedzy użytkownika/zarządcy o budynku, obiekcie budowlanym. Tym samym strony procesu inwestycyjnego winny współpracować celem stworzenia kompletnej i poprawnej dokumentacji powykonawczej.